Yleistä

ANNU sosiaalipalvelut tarjoaa palveluita eri elämäntilanteissa oleville lapsiperheille, nuorille ja aikuisille. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan mitä henkilötietoja ANNU Oy kerää, miten tietoja käsitellään, mihin tietoja käytetään ja mille kolmansille osapuolille tietoja voidaan luovuttaa. Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suorasti tai epäsuorasti tunnistaa. Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin ANNU:n tarjoamiin palveluihin. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaa mahdollisten tulevien asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös soveltuvin osin omaisten, yritysasiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietojen käsittelyyn. ANNU sosiaalipalvelut noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä, EU:n tietosuoja-asetusta, sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä.

 

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä
ANNU Group Oy

3345108-6 Pajalahdentie 9 C 65, 00200 Helsinki
info@annu.fi

Tietosuojavastaava
Hannele Summanen
hannele@annu.fi
Puh. 044 538 1602

 

Käyttötarkoitukset ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on yrityksen ja asiakkaan välinen sopimussuhde, joka muodostuu palveluita tilatessa tai sopimusta tehtäessä. Henkilötietoja käsitellään myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (muun muassa kirjanpitovelvoite, sosiaalihuollon kirjausvelvoite). ANNU sosiaalipalvelut käsittelee henkilötietoja muun muassa:

 

• yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn

• palveluiden tilaamiseen ja tarjoamiseen

• palvelun arviointiin

• sopimusvelvoitteiden noudattamiseen

• palveluiden turvallisuuden varmistamiseen

• asiakasviestintään

• markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen

 

Lisäksi voimme kohdistaa rekisteröidyn suostumuksella suoramarkkinointia. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin, suoramarkkinointikirje on mahdollista peruuttaa kirjeessä olevalla peruutuslinkillä.

 

Hailer

ANNU sosiaalipalvelut kerää henkilötietoja edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin Hailer-tietojärjestelmään. Tietojen säilytysajoista Hailer-palvelussa kerrotaan tarkemmin kohdassa ”Säilytysaika”. Hailer-tietojärjestelmän omaan tietosuojaselosteeseen voi tutustua tarkemmin tästä.

 

Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot

ANNU sosiaalipalvelut kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia käyttötarkoituksen kannalta ja muodostavat loogisen kokonaisuuden. Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden täyttämiseksi. Välttämättömiä henkilötietoja voi olla esimerkiksi:

 

• nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot

• asiakkaan nimeämät yhteyshenkilöt

• alaikäisen huoltaja

• asiakkaan palvelun toteutuksen ja seurannan kannalta olennaiset tiedot ja esitiedot

• laskutustiedot

• muut palvelun kannalta välttämättömät tiedot, kuten tietojen luovutuksia koskevat dokumentit

 

ANNU sosiaalipalvelut ei ylläpidä paperilla olevia rekistereitä. Henkilötietojen luovutus markkinointitarkoitukseen on vapaaehtoista.

 

Tuntinetti (asiakasrekisteri)

ANNU sosiaalipalvelut kerää henkilötietoja edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin Tuntinetti-tietojärjestelmään. Tietojen säilytysajoista Tuntinetti-palvelussa kerrotaan tarkemmin kohdassa ”Säilytysaika”. Tuntinetin omaan tietosuojaselosteeseen voi tutustua tarkemmin tästä.

 

Nursebuddy (asiakasrekisteri)

ANNU sosiaalipalvelut kerää henkilötietoja edellä mainittuihin käyttötarkoituksiin Nursebuddy-asiakashallintajärjestelmään. Tietojen säilytysajoista Nursebuddyssä kerrotaan tarkemmin kohdassa ”Säilytysaika”. Nursebuddy:n omaan tietosuojaselosteeseen voi tutustua tarkemmin tästä.

 

Tietolähteet

Tiedot saadaan asiakkaalta, tämän huoltajalta, lähiomaiselta tai asiakkaan lailliselta edustajalta. Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös muilta sosiaali- ja terveysalan ammattihenkilöiltä.

 

Säilytysaika

Asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen osalta noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä säilytysajoista. Kun henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä velvoite poistuu, poistamme asiakkaidemme tiedot tai luovutamme ne tarvittaessa rekisterinpitäjän, kuten hyvinvointialueen haltuun. Mahdollisia tulevia asiakkaita tai työntekijöitä koskevia tietoja (esimerkiksi yhteydenotot verkkosivujen kautta) säilytetään kuusi (6) kuukautta tietojen vastaanottamisesta. Lisätietoja säilytysajoista annetaan pyynnöstä. Pyynnön voi esittää puhelimitse tai kirjallisesti tietosuojavastaavalle.

 

Tietojen luovutus

Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai lainsäädännön nojalla esimerkiksi vakuutusyhtiölle. Alaikäisellä asiakkaalla on ikäänsä ja kehitystasonsa nähden oikeus kieltää hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. Tietoja luovutetaan vaadituilta osin lainsäädännöllisin perustein muun muassa kansalliseen sähköiseen arkistoon (KANTA).

 

Tietojen siirto Euroopan ulkopuolelle

Mitään henkilötietoja ei siirretä Euroopan/Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Asiakastietojen käyttö ja käsittelyn turvallisuus

Kaikkia henkilötietoja käsitellään varmistaen tietojen tietosuoja ja turvallisuus. Käsittelyssä käytetään asianmukaisia suojaustoimia huomioiden muun muassa ympäristö, salasanat ja palomuuri. Asiakastietoihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä yksilöidyin käyttäjätunnuksin. ANNU sosiaalipalvelut ei ylläpidä manuaalista rekisteriä tai aineistoa. Henkilökunnalla on lainsäädännön perusteella vaitiolovelvollisuus.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn tarkistusoikeus

• Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot. Tarkistuspyyntö osoitetaan kirjallisesti tietosuojavastaavalle. 

• Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisua tai poistamista

• ​Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakasrekisterissä oleva virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto

• Korjauspyyntö osoitetaan kirjallisesti tietosuojavastaavalle

• Korjauksen aikana virheellisen, tarpeettoman tai vanhentuneen tiedon leviäminen on estettävä

• Korjaus toteutetaan niin, että virheellinen merkintä siirretään tausta-arkistoon ja korjauksen tekijän tiedot tallennetaan

• Mikäli korjauspyyntöön ei voida suostua, rekisterinpitäjä toimittaa vastauksensa kirjallisesti ilman aiheetonta viivytystä

Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus peruuttaa suostumus

• Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

• ANNU sosiaalipalveluiden toiminnassa ei käytetä automaattista päätöksentekoa tai automaattista profilointia.

 

Yhteydenotot

Kaikki yhteydenotot pyydetään kirjallisesti tietosuojavastaavalle. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaava tarkistaa yhteydenottajan henkilöllisyyden

 

Muutokset Tietosuojaselosteeseen
Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää Tietosuojaselostetta.

Tietosuojaseloste on julkaistu 15.2.2023

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 27.2.2025

​